EasyXpress Vertriebs-CRM

Das Vertriebsteam führte seine Leads in einer Excel-Tabelle. Neue Leads kamen aus zwei Quellen, Support-Gesprächen in Chatwoot und Formularen von Facebook-Lead-Ads, für zwei Versandrichtungen, USA und China, und alle mussten ohne manuelles Kopieren in einer einzigen Pipeline landen. CRMs russischer Herkunft waren ausgeschlossen.

ClickUp wurde nach einem Vergleich mit Odoo, Monday und amoCRM gewählt. Leads und Clients liegen in einem Vertriebsordner, Shipments unter Operations und Sales Tasks in einer eigenen Liste; USA und China sind ein Feld mit gefilterten Ansichten, keine doppelten Listen. Die ganze Struktur wurde über die ClickUp-API aufgebaut (4 Listen, 18 Status, 38 benutzerdefinierte Felder, 16 Ansichten und verknüpfte Beziehungen), und 123 Leads und 18 Kunden wurden aus der Tabelle des Teams importiert.

In Chatwoot markiert ein Operator die Lead-Richtung eines Gesprächs, und n8n legt die Lead-Aufgabe an: Es normalisiert die Telefonnummer auf +380, überspringt leere Felder, prüft in zwei Ebenen auf Duplikate und schreibt den Link zur Aufgabe zurück ins Gespräch. Facebook-Leads gelangen über Make.com mit dem ganzen Formular zu n8n, sodass der Workflow das Formular seiner Richtung zuordnet, Wiederholungen ignoriert und eine vollständige Beschreibung auf Ukrainisch schreibt; neue Fragen in einem Formular laufen ohne Änderungen durch. Dabei stellte sich heraus, dass der Endpunkt für benutzerdefinierte Attribute in Chatwoot Werte ersetzt, statt sie zusammenzuführen, und jeder Workflow, der Attribute schreibt, wurde korrigiert.